Ikääntyneiden palveluiden kustannusten kasvu hidastui ja palvelurakenne keveni hanketyön avulla
Pohjois-Savon kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon, pelastustoimen ja sairaanhoitopiirin palvelut siirtyivät hyvinvointialueen vastuulle vuoden 2023 alusta alkaen. Pohjois-Savossa 19 kunnalta ja kuntayhtymältä siirtynyt palvelujärjestelmä oli asiakkaiden näkökulmasta epätasa-arvoinen ja organisaation näkökulmasta kallis. Tuottavuus- ja taloudellisuusohjelmalla vuosille 2023–2025 haluttiin turvata hyvinvointialueen palvelukyky, kehittymiskyky sekä investointi- ja lainanottokyky. Ohjelman kokonaistavoitteena oli palvelurakenteen keventäminen, asiakkaan palvelupolkujen yhtenäistäminen ja sujuvoittaminen sekä työvoiman riittävyyden turvaaminen siten, jotta palvelutarpeeseen voidaan vastata samalla kustannuksia hilliten.
Ikääntyneiden palveluissa palvelutarve kasvaa joka vuosi väestön ikääntyessä. On arvioitu, että palvelutarpeen kasvu tarkoittaa noin 7 miljoonan euron kustannusten kasvua vuosittain. Ikääntyneiden palveluissa tuottavuus- ja taloudellisuusohjelman tavoitteena oli leikata ikääntymisen aiheuttama kustannusten kasvu, joka koko suunnitelmakaudella tarkoitti 21 miljoonan euron säästöä.
Hyvinvointialueet saivat valtiovarainministeriöltä rahoitusta toiminnan vakiinnuttamiseen ja kehittämiseen. Pohjois-Savossa rahoitusta saatiin lähes 18 miljoonaa euroa. Tällä rahoituksella hyvinvointialueellamme käynnistettiin tuottavuus- ja taloudellisuusohjelman ja muiden strategisten ohjelmien toimeenpano.
Ikääntyneiden palveluissa vaikuttavuusperusteinen kehittämistyö ja palveluiden yhtenäistäminen nähtiin mahdollisuutena kustannusten kasvun hillitsemiseen. Vuoden 2023 aikana suunniteltiin ja vuonna 2024 käynnistettiin projektikokonaisuus, jonka tavoitteena oli löytää yhtenäiset ja kustannustehokkaat tavat toimia, parantaa palveluiden vaikuttavuutta ja tukea palvelutuotantoa uusien toimintamallien käyttöönotossa. Kehittämiskokonaisuuden hinta oli reilut kolme miljoonaa euroa, joka koostui pääasiassa kehittäjien palkoista ja matkakustannuksista. Lisäksi kotiutusyksikköjen perustamiselle saatiin yhden miljoonan euron rahoitus, joka käytettiin pääasiassa uusien yksiköiden tuotantokustannuksiin.
Ikääntyneiden palveluiden projekteissa keskeistä oli uusien ja yhtenäisten toimintamallien kehittäminen ja niiden jalkauttaminen palvelutuotantoon. Kehittämisessä huomioitiin resurssit, kustannustehokkuus, systeemivaikutukset ja asiakkaiden yhdenvertaisuus. Tavoitteena oli tarjota asiakkaille palveluita yhdenvertaisesti asiakkaan asuinkunnasta riippumatta.
13 projektin voimin kohti tuottavuus- ja taloudellisuusohjelman tavoitteita
Kevyempään, avohoitopainotteiseen palvelurakenteeseen siirtymisessä asiakasohjauksen riittävä resurssointi ja yhtenäiset arviointikäytännöt ovat keskeisessä roolissa. Asiakasohjauksen uudistamisen -projektissa kehitettiin ikääntyneiden asiakasohjauksen, gerontologisen sosiaalityön ja -ohjauksen sekä asumiseen sijoittumisen työprosesseja. Asiakasohjauksen resursseja vahvistettiin ja kaikille säännöllisen kotihoidon asiakkaille nimettiin sosiaalihuoltolain mukaisesti omatyöntekijä. Samalla yhtenäistettiin kotihoidon ja asiakasohjauksen välinen työnjako koko alueella.
Geriatrisen poliklinikan tavoitteena on, että asiakkaat pärjäisivät omassa arjessaan pidempään. Projektissa entisten muistipoliklinikoiden toimintamalli laajennettiin ja yhtenäistettiin koko hyvinvointialueen kattavaksi geriatriseksi poliklinikkakokonaisuudeksi. Sen tarkoituksena on ennaltaehkäisevästi löytää ne iäkkäät, joilla on uhka toimintavajeisiin ja kotona pärjäämisen haasteisiin. Poliklinikat ovat perusterveydenhuollon tuki, joka tarjoaa konsultaatiokanavat ammattilaisille ja pystyy tutkimaan ja hoitamaan moniammatillisesti yli 70-vuotiaiden geriatrisia ongelmia. Poliklinikat kattavat myös perusterveydenhuollon muistidiagnostiikan. Projektin aikana yleisimmät syyt poliklinikkakäynneillä olivat gerastenia ja moniongelmaisuus, joita voidaan moniammatillisella geriatrisella arvioinnilla auttaa.
Ikääntyneiden etäpalveluiden ja digitaalisten palveluiden käyttöönotto nähtiin kohtuullisen nopeasti toteutettavana keinona tehostaa toimintaa. Ikääntyneiden kotiin annettavissa palveluissa etähoivan, lääkeautomaatin, etäpäivätoiminnan ja etäkuntoutuksen tuottamiseen, hallintaan ja logistiikkaan kehitettiin toimintamallit ja palvelut laajennettiin koko alueelle. Näiden palveluiden peittävyydet kasvoivat reilusti projektien aikana. Lääkeautomaattia käyttää neljännes kotihoidon asiakkaista ja kaikista kotihoidon käynneistä joka kymmenes tuotetaan etäyhteyden välityksellä.
Myös turvapalvelu yhtenäistettiin. Lähtötilanteessa turvahälytyksiä ohjautui yksityisille toimijoille suuressa osassa kuntia vanhojen sopimusten pohjalta. Projektissa vaihdettiin yli 2000 asiakkaan turvalaitteet. Projektin päätyttyä koko hyvinvointialueen 5000 turvapalveluasiakkaan turvahälytykset ohjautuvat omaan hälytyskeskukseemme. Siellä hälytyksiä vastaanottaa ja turva-auttajakäyntejä järjestelee oma henkilöstömme, jolla on pääsy asiakas- ja potilastietojärjestelmiin sekä toiminnanohjausjärjestelmään. Se tuo yhdenmukaisuutta avun tarpeen arviointiin ja tehokkuutta turva-auttajakäyntien järjestämiseen.
Ikääntyneiden kuntoutusta kehitettiin sekä kotiin annettavissa palveluissa että asumispalveluissa. Kuntoutus järjestäytyi uudelleen osaksi geriatrisia palveluita. Kuntoutushenkilöstöä vahvistettiin, jotta toimintamalleja voidaan toteuttaa koko alueella yhdenvertaisesti. Merkittävänä uutena toimintamallina otettiin käyttöön arkikuntoutuksen toimintamalli kotihoidon asiakkaille. Tavoitteena on tunnistaa asiakkaat, joiden toimintakyky on alentunut tai alenemassa ja tarjota heille tehostettua kuntoutusta toimintakyvyn palauttamiseksi. Kuntoutusta toteutetaan pääasiassa hoitajien toimesta kotihoidon käyntien yhteydessä yhdessä fysioterapeutin kanssa laaditun suunnitelman mukaisesti.
Arkikuntoutusmalli kehitettiin ja koulutettiin myös tilapäisen ympärivuorokautisen asumisen yksiköihin. Tilapäisessä asumisessa keskeisiä asiakasryhmiä ovat pitkäaikaispaikkaa odottavat henkilöt, omaishoidettavat, jotka ovat lyhytaikaisjaksolla omaishoitajan vapaapäivien ajan sekä henkilöt, jotka tarvitsevat erilaisista sosiaalisista syistä ja kriisitilanteista johtuen lyhytaikaishoitoa. Arkikuntoutuksen toimintamallilla tavoitellaan asiakkaan toimintakyvyn ylläpitämistä tai palauttamista jakson aikana. Toimintamallit kotihoidossa ja asumisessa otettiin käyttöön loppuvuodesta 2025, joten tuloksia saamme tulevina vuosina.
Asiakkaan ravitsemustilalla ja suunterveydellä voi olla merkittäviä vaikutuksia asiakkaan toimintakykyyn. Kotihoidon asiakkaista noin puolella on riski virheravitsemukselle ja lähes joka kymmenes kärsii virhe- tai aliravitsemuksesta. Suunterveyden, pureskelukyvyn ja nielemisen ongelmat heikentävät ravinnonsaantia ja ravitsemustilaa, joten niiden yhteisarviointi mahdollistaa tehokkaan puuttumisen ongelmiin. Projektissa otettiin käyttöön systemaattinen toimintamalli asiakkaan ravitsemustilan ja suunterveyden arvioimiseksi ja poikkeamiin puuttumiseksi kotihoidossa. Toimintamallissa arviointi tehdään asiakkaalle aina RAI-arvioinnin yhteydessä kuuden kuukauden välein. Kotihoidolla on mahdollisuus konsultoida sekä suuhygienistiä että ravitsemusterapeuttia mikäli asiakkaan tilannetta ei saada kotihoidon keinoin parannettua. Toimintamalliin liittyvät työkalut ja koulutusmateriaalit ovat myös asumispalveluiden käytettävissä.
Yhteisöllisen asumisen projektissa tavoiteltiin uuden palvelun määrittämistä ja lisäämistä. Yhteisöllisellä asumisella on tarkoitus keventää palvelurakennetta ja korvata palveluasumista. Yhteisöllinen asuminen oli alueellamme uusi asia ja kansallisten linjavetojen puute hidasti kehittämistä ja toimeenpanoa. Yhteisöllisen asumisen palvelukokonaisuus, palvelukuvaus, myöntämisperusteet ja asiakasmaksut saatiin kuitenkin kuvattua, ja niitä päivitetään ymmärryksen lisääntyessä. Järjestämistapoina on käytössä oma tuotanto ja palvelusetelit. Omassa tuotannossa toimintaan soveltuvia kiinteistöjä on saatu sopimalla yksityisen vuokranantajan kanssa kumppanuudesta. Kumppanuusmallin mukaisesti hyvinvointialue sijoittaa myöntämisperusteet täyttäviä asiakkaita vuokranantajan asuntoihin ja tuottaa asiakkaalle yhteisöllisen asumisen palvelut. Asiakkaiden tunnistaminen uuteen palveluun vaatii edelleen uuden oppimista.
Ikääntyneiden sujuvan ja turvallisen kotiutumisen kehittäminen oli yksi tuottavuus- ja taloudellisuusohjelman keskeisistä toimenpiteistä. Turvallinen, oikea-aikainen ja hyvin suunniteltu kotiutus ehkäisee raskaampien palveluiden tarvetta, niin sanottua ”pyöröovi-ilmiötä” ja terveydenhuollon uusintakäyntejä, joten sillä on säästöpotentiaalia koko hyvinvointialueen näkökulmasta. Kotiutumista ja potilaskoordinaatiota kehitettiin useissa hyvinvointialueen projekteissa. Ikääntyneiden palveluissa kehitettiin kotiutuskoordinaatiota. Sen tarkoituksena on parantaa potilasturvallisuutta, jouduttaa kotiutumista sekä vähentää viivästyksiä ja ammattilaisten tekemää päällekkäistä työtä. Kotiutumisen tueksi kehitettiin ja toimeenpantiin kotiutusyksikön toiminta. Kotiutusyksikkö tuottaa tuetun kotiutumisen palvelua, joka on lyhytkestoista, korkeintaan 14 vuorokautta kestävää tukea asiakkaan kotiin sairaalahoidon jälkeen. Palvelu on saatavissa koko alueella.
Projektityöskentelyssä oli apuna vahvat rakenteet ja tiivis yhteistyö ikääntyneiden johtoryhmän kanssa
Projekteissa työskenteli parhaimmillaan 28 projektityöntekijää toimintamallien kehittämisen, käyttöönottojen, digitaalisten palveluiden laajentamisen ja viestinnän tehtävissä. Projekteilla oli vaikutuksia kaikkiin ikääntyneiden palveluihin, niiden noin 7 000 asiakkaaseen ja 3 500 työntekijään. Ikääntyneiden palveluiden tuotannon johtoryhmä käytti projektien ohjauskeskusteluihin aikaa viikoittain yhdestä tunnista kahteen ja puoleen tuntiin (1h-2,5h). Ohjauskeskustelujen avulla varmistettiin, että kehittämistyö etenee strategian mukaisesti ja palvelee organisaation tavoitteita. Projektit hakivat ohjauskeskusteluista suuntaa ja linjauksia kehittämistyölle pitkin matkaa. Näin varmistettiin päätöksenteko ja projektien sujuva eteneminen, eikä tyhjäkäyntiä päässyt syntymään. Myös muut ikääntyneiden palveluiden johtoryhmät antoivat aikaa projektien ohjaamiselle tarpeen mukaan.
Toimintamallien, prosessien ja työohjeiden käytettävyys varmistettiin osallistamalla työntekijöitä ja esihenkilöitä työpajoihin, projektiryhmiin ja kehittämisryhmiin. Kaikkia 3 500 työntekijää ei pystytä millään osallistamaan, mutta eri ammattiryhmät koko alueelta tulivat huomioiduksi. Kehittämisen menetelminä käytettiin palvelumuotoilua ja DMAIC-ongelmanratkaisumenetelmää, jotka antoivat kehittämistyölle viitekehyksen ja työvälineet.
Projekteissa huolehdittiin myös toimintamallien käyttöönottojen tuesta. Mittavin työ oli kotihoidon kouluttamisessa, sillä kotihoidossa työskentelee 1 500 työntekijää 41 tiimissä ympäri hyvinvointialuetta. Kotihoidolla oli myös eniten uuden opeteltavaa, sillä suurin osa projekteista ja kehitetyistä toimintamalleista liittyi juuri kotihoitoon. Projekteissa oli resurssia toteuttaa perehdytyksiä jalkautumalla tiimeihin, jota pidetään onnistumisen kannalta keskeisenä asiana. Toimintamallien käyttöönotto näkyi sujuvan selvästi paremmin niissä kunnissa, joissa tapaamiset järjestettiin lähitapaamisina ja niihin osallistuivat sekä henkilöstö että esihenkilöt. Myös muutosvastarintaan osattiin varautua. Työntekijöiltä saatiin projektien päättyessä kuitenkin kiitosta siitä, että koulutuksissa sai kyseenalaistaa, ihmetellä ja kritisoidakin. Avoimen, yhteisen keskustelun kautta asenteet muokkautuivat myönteisempään suuntaan.
Uusien toimintamallien vakiinnuttaminen jatkuu osana henkilöstön ja esihenkilöiden päivittäistä työtä ja johtamista. Toimintamalleille määriteltiin tavoitteet ja mittarit, joita seuraamalla nähdään miten toimintamallit arjessa toteutuvat. On tärkeää pitää sovituista asioista kiinni ja toteuttaa toimintamalleja kuvattujen prosessien ja ohjeiden mukaisesti jatkossakin, jotta toimintamme on taloudellista ja asiakkaamme saavat oikeat palvelut oikeaan aikaan.
Projektien avulla saatiin kuitattua palvelutarpeen kasvusta johtuva kustannusten kasvu
Tuottavuus- ja taloudellisuusohjelman tavoitteena oli säästää ikääntyneiden palveluissa vuosina 2023–2025 palvelutarpeen kasvusta johtuva laskennallinen kustannustenkasvu 7 miljoonaa vuodessa, eli yhteensä 21 miljoonaa kolmessa vuodessa. Työvoimakustannukset ovat kasvaneet viime vuosien aikana palkankorotusten takia ja yleisen inflaatiokehityksen vuoksi hinnat ovat nousseet.
Ikääntyneiden palveluiden toimialajohtaja Mikko Korhosen mukaan voidaan todeta, että ikääntyneiden palveluiden kustannusten kasvu vastaa inflaatiokehitystä ja laskennallinen palvelutarpeen kasvusta johtuva kustannustenkasvu on saatu kuitattua pois tuottavuus- ja taloudellisuusohjelman toimilla.
Lisäksi palveluihin jonottaminen on vähentynyt. Esimerkiksi ympärivuorokautista palveluasumista odottavien jono on lyhentynyt viimeisen puolentoista vuoden aikana noin 130 jonottajalla, joka kertoo siitä, että palveluvelkaa on saatu hoidettua. Useiden tuottavuus- ja taloudellisuusohjelman projekteissa kehitettyjen, uusien toimintamallien käyttöönotot ajoittuivat syksyyn 2025, joten niiden osalta säästövaikutukset realisoituvat vasta tulevina vuosina.
Tekstin on kirjoittanut hankepäällikkö Heidi Halonen