Pilotista käytäntöön – kokemuksia sähköisten 3X10D-hyvinvointimittareiden käyttöönotosta 

"Paperilapulta tietoa ei ole voinut koota eteenpäin, mutta sähköinen mittari mahdollistaa sen." Perheohjaajan kokemus 3X10D mittarikokeilusta. 

Digitaalisuus on tullut jäädäkseen, ja se vaatii työntekijöiltä jatkuvaa uuden oppimista. Sosiaali- ja terveyspalveluissa kehitetään jatkuvasti uusia digitaalisia ratkaisuja, joiden tavoitteena on tukea asiakastyötä, helpottaa tiedon hyödyntämistä ja auttaa tekemään työn vaikutuksia näkyväksi. Käytännössä uuden työvälineen käyttöönottoon tarvitaan paljon muutakin kuin vain teknistä osaamista.  Ratkaisevaa on se, miten uusi väline löytää paikkansa osana työntekijöiden arkea ja asiakastyötä. 

Matkalla riittävään vanhemmuuteen -hankkeessa on pilotoitu sähköisiä 3X10D-hyvinvointimittareita osana lastensuojelun tehostettua perhetyötä ja ammatillista tukihenkilötoimintaa. Pilotin aikana kerättiin perheohjaajien kokemuksia mittareiden käytöstä sekä siitä, mitä niiden laajemmassa ja pysyvämmässä käyttöönotossa tulisi huomioida. Samalla saatiin tietoa siitä, millaiset tekijät tukevat tai haastavat uuden työvälineen juurtumista osaksi asiakastyötä.  

Kokemusten perusteella mittari itsessään ei tuota muutosta, vaan sen merkitys rakentuu siitä, miten sen avulla kerättyä tietoa hyödynnetään. Parhaimmillaan mittari lisää asiakkaan osallisuutta tarjoamalla mahdollisuuden arvioida omaa elämäntilannettaan ja antaa palautetta työskentelystä. Työntekijälle mittari tuo yhden lisänäkökulman asiakkaan tilanteen kokonaisvaltaiseen tarkasteluun sekä työskentelyn suunnitteluun. Saatu palaute tarjoaa myös mahdollisuuden pysähtyä arvioimaan omaa työskentelyä ja sitä, miten asiakas tulee kohdatuksi. Hyvinvointia, palvelun vaikutuksia ja muutosta tarkastellaan yhdessä asiakkaan kanssa, jolloin mittarin tuottama tieto tukee vuoropuhelua ja yhteisen ymmärryksen rakentumista. Perheohjaajien kokemusten mukaan mittari nostaa keskusteluun asioita, jotka eivät muuten olisi nousseet yhtä helposti esille. Toisinaan mittarin vastaukset vahvistivat työntekijän havaintoja asiakkaan tilanteesta, toisinaan ne toivat esiin uuden näkökulman asiakkaan kokemukseen. Samalla mittarit tuottavat systemaattisesti tietoa, jota voidaan hyödyntää myös palvelujen ja työmenetelmien kehittämisessä. 

Uuden työvälineen käyttöönotossa ei siis ole kyse vain siitä, osataanko järjestelmää käyttää teknisesti. Yhtä tärkeää on ymmärtää, miksi työvälinettä käytetään ja millaista lisäarvoa se voi tuoda asiakkaan kanssa tehtävään työhön. Jos uuden työkalun tarkoitus jää epäselväksi, se voi näyttäytyä ylimääräisenä tehtävänä jo valmiiksi kuormittavassa työssä. 

Kokemukset vahvistavat, että uuden työvälineen onnistunut käyttöönotto vaatii opettelua ja sen sovittamista asiakastyöhön. Uuden työvälineen käyttöönotto haastaa tarkastelemaan myös totuttuja toimintatapoja ja asenteita, eikä tällainen muutos tapahdu hetkessä. Alkuvaiheessa uusi työväline voi tuntua jopa kuormittavammalta, kun asian opettelu vie aikaa varsinaiselta asiakastyöltä. Osa perheohjaajista koki, että alkuvaiheessa aikaa kului sekä mittarin käytön opetteluun että asiakkaan ohjaamiseen järjestelmän käytössä. Osa asiakkaista toivat esiin myös ennakkoluuloja mitä tietoa heistä kerätään ja mihin tietoa käytetään. Kun käyttö alkoi tulla tutuksi, myös työskentely sujui luontevammin ja mittarista tuli parhaimmillaan osa asiakastyötä. 

Käyttöönotto vaatii myös jatkuvaa tukea. Mahdollisuus kysyä neuvoja, jakaa kokemuksia ja pohtia käytännön tilanteita yhdessä madaltaa kynnystä mittarin käyttöön.  Riittävä tuki auttaa työntekijöitä löytämään oman tavan hyödyntää mittaria omassa työssään ja ottaa sitä luontevasti käyttöön asiakkaiden kanssa. 

Uudet toimintatavat herättävät luonnollisesti myös kysymyksiä

Käyttöönoton yhteydessä on noussut ajatuksia siitä, viekö mittareiden käyttö liikaa aikaa kohtaamiselta ja vuorovaikutukselta, kuinka luotettavaa niiden tuottama tieto on tai mitä hyötyä työvälineestä on asiakkaalle. Erityisesti pilotin alkuvaiheessa pohdittiin, miten mittarin käyttö soveltuu erilaisiin asiakastilanteisiin ja missä vaiheessa työskentelyä sen käyttäminen on tarkoituksenmukaisinta. 

Tällaiset kysymykset eivät kuitenkaan ole käyttöönoton esteitä, vaan tärkeä osa prosessia. Ne kertovat ammattilaisten halusta arvioida kriittisesti, miten uusi toimintatapa tukee asiakkaan parhaaksi tehtävää työtä. Avoin keskustelu auttaa tunnistamaan sekä uuden toimintatavan vahvuuksia että kehittämiskohteita.  

On myös tärkeää hyväksyä, ettei mikään työväline sovi täydellisesti kaikkiin tilanteisiin. Käyttöönoton aikana tunnistetaan väistämättä myös esteitä ja haasteita mittarin käytölle. Juuri niiden äärelle kannattaa pysähtyä, sillä ne auttavat kehittämään käyttöä ja löytämään tilanteet, joissa työvälineestä on eniten hyötyä. 

Hankkeen aikana kertyi paljon kokemuksia

Hankkeen aikana kertyneet kokemukset osoittavat, että sähköisten hyvinvointimittareiden käyttöönottoa tukevat erityisesti riittävä perehdytys, johdon ja työyksikön tuki sekä mahdollisuus harjoitella käyttöä käytännön asiakastilanteissa. Myös myönteiset kokemukset mittareiden hyödyllisyydestä madaltavat kynnystä ja vahvistavat motivaatiota niiden käyttöön. Haasteita puolestaan voivat aiheuttaa ajan puute, työn kuormittavuus, haastavat asiakastilanteet sekä tilanteet, joissa uuden työvälineen tarkoitus jää epäselväksi. 

Perheohjaajien kokemuksissa korostui myös se, että käyttöönoton lisäksi huomiota tulee kiinnittää toimintatavan juurruttamiseen. Jotta mittareiden käyttö vakiintuisi osaksi asiakastyötä, tarvitaan johdon sitoutumista, rakenteita käytön tueksi sekä yhteistä näkemystä siitä, miksi mittareita käytetään ja mitä niiden avulla tavoitellaan. Perheohjaajat nostivat esiin, että mittarin käyttö jää helposti satunnaiseksi, jos sen käyttämiselle ei ole yhteisiä toimintatapoja tai riittävää tukea arjessa. Käyttöönoton onnistumisen kannalta erityisen olennaista on, että työntekijät kokevat mittareiden tukevan heidän perustehtäväänsä. 

Kokeilun keskeinen havainto oli, että sähköisten hyvinvointimittareiden käyttöönotto on ennen kaikkea yhteinen muutosprosessi. Kyse ei ole vain yksittäisen työntekijän tai työyksikön toiminnasta, vaan koko organisaation tavasta omaksua uusia työvälineitä osaksi arkea. Mittareiden hyöty alkaa näkyä vähitellen, kun niiden käyttö vakiintuu osaksi asiakastyötä ja niiden tuottamaa tietoa voidaan hyödyntää sekä asiakastyössä että palvelujen kehittämisessä. 

Matkalla riittävään vanhemmuuteen -hankkeessa pääsimme kokeilemaan sähköisiä mittareita aidossa asiakastyössä ja keräämään kokemuksia niiden käytettävyydestä sekä käyttöönoton edellytyksistä. Kokeilun pohjalta syntyi myös materiaalia tulevien käyttäjien perehdytyksen tueksi. 

Kokeilun aikana saimme pilottiin osallistuneilta perheohjaajilta paljon käytännön kokemuksia siitä, miten sähköiset mittarit toimivat osana asiakastyötä. Samalla tunnistettiin tekijöitä, jotka tukevat mittareiden käyttöönottoa, sekä niitä kohtia, joissa tarvitaan enemmän tukea. Kokemusten perusteella käyttöönotossa korostuvat ennakkoluulottomuus, riittävä tuki, yhteinen keskustelu ja mahdollisuus opetella uutta osana omaa työtä. Tärkein havainto on kuitenkin se, että mittari ei poista kohtaamista ja vuorovaikutusta "Mittarin suurin merkitys ei liittynyt itse kyselyn täyttämiseen vaan siihen, että vastauksia käsiteltiin yhdessä asiakkaan kanssa vuorovaikutuksessa." 

Matkalla riittävään vanhemmuuteen -hanke 

Anne Korhonen kehittäjäsosionomi